Office365 スイートに潜む罠

通常のオフィス業務には様々なものがありますーーー。資料を作成したり、ディスカッションしたり、作成された資料をメールで送ったり、社外と共有するために共有フォルダに保存したり・・・。これらはどれが抜けても業務がうまく進められないので、これらをシームレスな形で統合し提供するOffice365のようなスイートはとても便利で費用対効果も高いソリューションと言えます。

しかし、スイート製品はややもすると、「今すぐ全部の機能を使うわけじゃないけれども とりあえずついてくるし、セットのほうが金額的にお得だから・・・」という理由で製品の購入に踏み切られるケースが多々ある。その「とりあえず」こそが、「いずれ」に繋がらない「段階展開」にもならないという落とし穴となってしまいます。

それは簡単な理由です。通常製品を購入する際には、必ず様々な会社のステークホルダを集めて、なぜ自社にこれを導入するのか?(Why)これをどのように使っていくのか?(How)これを使うことによってなにが価値としてもたらされるのか?(What)の3つの協議を行い、そこで晴れて承認(ステークホルダ全員の共通理解)の受け公式ツールとして展開されるわけですが、スイートで「ついてきちゃった系」サービスではこの3つの議論がまともになされることが多くの場合稀だからです。

Office365のサービスの中でいえばYammer/Lync/OneNote あたりはその典型と言えます。とりあえずくっついてきたので「来週からYammerを社内リリースしてみよう」 Lyncなどでも「とりあえず影響範囲の低いIM/プレゼンスのみリリースしてみよう。」のような話がとても多くなる。ふたを開けてみるとこんなに便利なツールなのに「誰も使ってくれていない・・・」そのようなことを実際に経験した管理者は少なくないのではないでしょうか。

「とりあえず」でサービスを展開をしてしまうと、上記のWhy、How、Whatが一般社員や中間管理職などに認識の共有がされていないわけなので、そのような訳のわからないツールが重要な意思決定の場で利用される筈もありません。これは自明なことです。

先日正式発表された「Delve」などにも言えますが、クラウドサービスでは気づかぬ内に様々なサービスが利用できるようになってくる。それに対して”あるから使う”ではなく、企業の情報戦略としてどのようにテクノロジーを活かしていくか、それを使うことでどういう利益を会社側にもたらすかということを熟議するということがますます重要になってくるわけです。これまでIT部門は「どう構築しようか?」という事に多くの時間とコストをかけてきましたが、Office365のようなクラウドサービスにおいては、常に進化する機能を「どう活用するか?」という戦略立案の部分に大きく注意を払わねばならなければならないわけです。製品版のように3~4年に一度議論するということでは遅すぎると思うのは私だけでしょうか。

【以下告知です】
10/16の品川のマイクロソフトで「Yammerカンファレンス」(無料)を開催いたします。今回はOffice365全般にかかわる、上記のようなWhy,How,What を掘り下げ、ツールがしっかり社内で活用されるための、プロジェクトの進め方について共有できればと思います。 申し込みページは準備中ですが、下記のFacebookグループをフォローしておいていただけるといち早く情報をお届けいします。

https://www.facebook.com/groups/jpyam/

https://www.facebook.com/groups/Office365Com.jp/

関連 エンタープライズソーシャル 導入前のヒント

広告

コメントを残す

以下に詳細を記入するか、アイコンをクリックしてログインしてください。

WordPress.com ロゴ

WordPress.com アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト / 変更 )

Twitter 画像

Twitter アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト / 変更 )

Facebook の写真

Facebook アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト / 変更 )

Google+ フォト

Google+ アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト / 変更 )

%s と連携中