安全な情報共有について

A社のある担当者が業務遂行のために必要な情報を、一緒に仕事を進めているパートナー企業のB社にメールで提供しました。
B社では受け取った情報をもとに修正をかけ後に資料を共有しようとしましたが、今度はサイズが大きくメールで送れなくなってしまいました。そこでYammer を通じて共有することの許可を問いました。
すると・・・A社の一部の関係者が、「Yammerで情報共有するなど何事だ」と怒り始めました。
「Yammer=クラウド=危ない」という先入観なのでしょうか?でも、なんとなく言いたいことはわかります。

A社が気にしていることは、「Yammer 上に自社の重要情報が保管されることによって危険にさらされる」ということなのですが、果たして本当にそうでしょうか?

ではメールならOKですか?SharePoint ならOKなのでしょうか? 「宅ファイル便」ならOKですか???それらはすべてクラウド上にあるデータベースです。

極端な話かもしれませんが、 B社がOffice 365やGoogle Appsなどのクラウドを利用している企業ユーザーであれば 受け取った情報は 常に既に クラウドに保存されています。

すなわち、A社が情報を送った時点で、外部の攻撃者からの脅威にさらされているので、そこでいまさらYammer云々でリスクの一部を指摘しても意味があるように思えません。

もっと言えば、脆弱なファイル管理システムなどを運用している会社と取引であれば、さらにリスクは高まります。

「クラウドを使うな」と主張することでリスクを下げようと考えるのであれば、これからの時代は「クラウドを利用している企業とは取引をしないこと」を徹底しないとA社が主張するリスクは回避できないと思います。

MSさんが「クラウド時代のセキュリティの境界線がファイアウォールではなくなった」と主張しているのは、そういうことではないでしょうか。

例えば、A社が自社で構築した、なんらかの「ファイル共有の仕組み」を用いて情報共有することが安全なのだと主張したとします。たしかに、そこに置いてある情報が、誰からもダウンロードされない、あるいは盗み取られない限りは安全です。

でも、情報共有の仕組みなわけなので、結局ダウンロードすれば受信者はすぐに他のクラウドにデータをGoogle Appsに移すわけです。これがセキュリティの境界線がファイアウォールでなくなったということの意味でしょう。

問題は「どの場所で情報共有するのか」という境界線について議論することではなく、RMSのように「情報がどの場所でどのように共有」されたとしても「関係者以外に情報が漏れない仕組み」を考えていくことが、安全な情報共有を行うために有効なのだと思います。

今回、特に新しい話をしているわけではないです。

しかし、おそらく今後5年間で「情報系」と呼ばれるような仕組みの多くはクラウドに転換されていく思われます。その時に、自社だけが「クラウドで情報共有しないでください」主張することに、どれほどの意味を持つのだろうか? とふと疑問に思った次第です。

Give / Let’s upgrade our world !

Advent Calendar が回ってきました。 先日レドモンドにあるマイクロソフトの本社を訪問したのですが、その時に見かけた看板に記された「Give」「Let’s upgrade our world」と二つの言葉がとても印象に残ったので、今回はこれとOffice 365 をこじつけて、これからの働き方のヒントについて書こうとおもいます。

<キーワードはGive>

ぼくが数年前から参加しているコミュニティのひとつにEGMフォーラム(Employee Generated Media Forum)という場があります。このコミュニティの中で大切にしている価値観のひとつに “Give and Given” というものがあるのですが、これは「与えていこう」という価値観です。

一般的によく使われる “Give and Take” というのは、「何かを与えたら代わりに何かをもらう」という、ある種の交換条件の中で人間関係性が成り立つものですが、Give and Given ではとくに相手からは求めません。「相手に喜んでもらえば、そのうち相手から溢れた幸せが 自分のところに落ちてくるさ。」そんな気持ちを大切にしてコミュニティ運営をしています。
損得勘定でコミュニティを運営しても決して魅力的な人や情報は集まらないからです。

こうした考え方はビジネスにおいても同じであることが証明されています。「これだけのお金がもらえるからやる」「偉くなれるからやる」、そうした交換条件からは本当に社会に役立つアイデアは生まれてこない・・・。ダニエル・ピンクのモチベーションのがあまりに有名ですが、これからは損得勘定とは別のところから発生する「Give」という考え方がとても大切になってきます。この看板にはマイクロソフトがこうした価値観に対して真剣にコミットしイノベーティブな企業であろうとしている姿が表れているではないでしょうか。

「Let’s upgrade our world」

もうひとつこの看板には小さく「Let’s upgrade our world」 という言葉が記されています。昨日「ハーバード・ビジネス・レビュー読者が選ぶベスト経営書2015」というリストが発表されたのですが、このリストにある本の多くは働き方のupgradeの話に触れています。

最近マネジメントでよくいわれる言葉に「コントロールからエンパワーメントへ」ですとか「ヒエラルキーからホロクラシーへ」などさまざまなコンセプトが聞かれますが、基本的にはすべてEGMとかCGMに代表されるような個人へのエンパワーメントを可能にするテクノロジーの存在が前提になっています。つまり、世界の経営者はいまこれらの本に書かれるようなUpgradeを必要としている、<イコール> それを支えるテクノロジーが不可欠ということなのです。

Office 365は世界をUpgradeできる優れたコラボレーションツールであることに違いありません。しかし残念ながら優れたツールを使うことが優れたマネジメントを生みだすということは必ずしも<イコール>となりません。

たとえば企業において「コミュニケーションの活性化」という課題に対し、すぐに新しいツールの話を持ち出され、こんな機能やあんな機能を取り上げることがありますが、前提の考察がスキップされていることが多々あります。

ツールの前に、会社の相互扶助に関わる仕組みはどうなっているのか、Upgradeすべき企業文化はどういったものなのか。そうした問題をサポートするのかしないのか? つまりこうしたスペックのハコをつくりますという事の以前に前提があるだろうという事です。それを問題をスルーしては、いくら素晴らしいツールの話を持ち出しても働き方のUpgradeは決して上手くいかないでしょう。

Office 365 は 社員のどのようなコミュニケーションをサポートし、どのような触媒になろうとするのか? そうした問い直しがいま必要になってきていると思います。
年末年始もし時間にゆとりができたらこのリストにある本を手に取ってみてはいかがでしょう。きっと働き方のUpgradeに役に立つヒントが多く隠されているはずです。

情報の豊かさとは



人々の関心事はそれぞれ異なりますが、ハーバート・サイモンによれば組織の <情報の豊かさ>とは、<膨大な情報源>から、人々の(希少な)関心事を効率的に<配分>できている状態を指します。それを式にすると以下のように表すことが出来る。

        新規性 × 話題性

情報価値  = ————————

         近接性(距離)

例えば、遠く離れた国の旅客機が行方不明になったことは重大な事ですが、隣人が行方不明になったということは規模が小さくとも身近な故に話題にのぼります。また、興味がなくともiPhone発売というニュースの 新規性 は情報に価値を加えます。

これらの変数のうちどれを重視するかは個人の趣向によって異なりますが、いずれも満たさない情報は、たとえ手間暇かけて分析したビッグデータであっても骨折り損に終わります。大規模な予算で作られたTVよりも、Facebookのようなソーシャルメディアが存在感を高めるのもこうした理由があると思います。

20世紀のTVや新聞といったメディアは技術的に分母を大きくすることが出来なかったため、薄く広い情報を流すことで分子を大きくしてきました。しかし、現在では技術革新によりコストをかけずに、それぞれの趣向に沿ったパーソナライズされた情報も提供できるようになりました。つまり、企業の中でもこれをどう活用しようと考えなくてはなりません。

現在、世界の選択可能な情報量は消費可能情報量の2万倍と言われますが、これらをすべて消費することは不可能です。またそれをする意味もないでしょう。これから必要な情報戦略のひとつの鍵は、YammerやDelve のようなソーシャルテクノロジに用いた個人個人の要求に合わせた効率的な情報配分なると思います。それによりはじめて、膨大な「データ」は単なる文字の羅列から、価値ある「情報」に姿を変えるわけです。

マイクロソフトのソーシャルテクノロジー



先日ガートナーが発表した マジッククアドラント の中でマイクロソフトがSocial Software in the Workplaceの領域でリーダーとしての評価を受けていました。

その昔ティム・オライリーはWeb2.0という言葉を、「WEBを通じて旧来の情報の送り手と受け手の固定化、一方的な流れから、誰でもが情報を発信できるようなった状態」と説明したが、この言葉は現在「ソーシャルテクノロジー」としてほぼ置き換えられているように見える。

ソーシャルテクノロジーの本来の価値は(Yammerのような)特定のテクノロジーを使いことなすことではなく、ひとりひとりの状況に合わせて手段を選択してコミュニケーションできることにあるのだとすれば、ガートナーの評価は妥当なものと考えられる。必要なコミュニケーションをとりたいと願う人に、どれだけ幅広い機会を与えているかが、企業成長においても重要なカギであり、それがシームレスに繋がっているということがやはりツールの選定のポイントになると思います。

”Delve” の価値とイグノランスマネジメント

この10年でインターネットの通信速度は750倍、CPUの速度は500倍と速くなったといわれますが、自動車のエンジンの速度はたった1.1倍しか速くなっていないという。では、果たして人間の速度はどうなっているのでしょうか? 基本的には何も変わっていないわけです。また、今後どんなに頑張ろうとも人間の走るスピードが倍になることもなければ、頭処理のスピードが倍になることも考えづらいわけです。

その一方で、世の中で生成される情報の総量は加速度的に増えるので、その中から必要な情報をいち早く見つけだしたり、価値ある情報(アイデア)を持った人と知識の交換が出来れば、それは企業としての競争優位ということになる。

「イグノランスマネジメント」という言葉があります。 かつて流行したナレッジマネジメントが、「情報を持っている人」が「それを必要とする人」にとって利用し易い形となるように、暗黙知を形式知化しようとするものだったとするならば、このイグノランスマネジメントは「情報を知らないこと」をマネジメントするというものです。つまり、言い換えれば「本当は情報が必要なのに気づいていない人」「知っているつもりだけれども、もっと知ってて欲しい人」に対する情報マネジメントの形式です。

一般的な検索結果との違いは、検索は 必ずユーザーの問題意識が必要となり、ユーザーがそもそも気づいていないトピックに対して、「人」や「情報」を結びつけることは難しいわけです。Delveについては先日紹介しましたが、とりわけイノベーションを起こそうとする人々には効率的に情報を探すという取り組み以外に、全く別のところから新しい知識を持つ者同士の新結合というアプローチが有効になってくる。


Delveには他のコンペディターに決してまねできない技術があります。それは、情報提供の根拠となるもののメタ情報、つまり分析範囲の広さと深さとも言えます。マイクロソフトは、業務において必要なメール環境、スケジュール管理、ソーシャル、コンテンツマネジメント、検索、ディレクトリ、音声、Webカンファレンス、何より「Office」という、ツール/プラットフォームをすべて抑えており、それらの情報を駆使して、様々な角度から分析処理を行い「本当は情報が必要なのに気づいていない人」に対して、情報を提示することができるわけです。 このようなプラットフォームを抑えたベンダーは他になく、この新結合を起こすための適切な「人」や「情報」を示してあげることができる今最も期待できるポジションにいるベンダーといえます。

また、Delveはマイクロソフトの下図に記すビジョンのなかでのSocial Layer と呼ばれる重要なポジションに位置づけられる。つまり、ソーシャルレイヤーは「情報を必要とする人」「本当は情報が必要なのに気づいていない人」「知っているつもりだけれども、もっと知ってて欲しい人」に対して、 上位レイヤー(Yammer、Office365、SharePoint、DCRM、LOB Apps)で生成された情報を適切に繋いでいくために機能していく。今ある情報を活用する、これからの情報を活用するという点において、今後 Delveは非常に強力なツールとなっていくはずです。

Office365 スイートに潜む罠

通常のオフィス業務には様々なものがありますーーー。資料を作成したり、ディスカッションしたり、作成された資料をメールで送ったり、社外と共有するために共有フォルダに保存したり・・・。これらはどれが抜けても業務がうまく進められないので、これらをシームレスな形で統合し提供するOffice365のようなスイートはとても便利で費用対効果も高いソリューションと言えます。

しかし、スイート製品はややもすると、「今すぐ全部の機能を使うわけじゃないけれども とりあえずついてくるし、セットのほうが金額的にお得だから・・・」という理由で製品の購入に踏み切られるケースが多々ある。その「とりあえず」こそが、「いずれ」に繋がらない「段階展開」にもならないという落とし穴となってしまいます。

それは簡単な理由です。通常製品を購入する際には、必ず様々な会社のステークホルダを集めて、なぜ自社にこれを導入するのか?(Why)これをどのように使っていくのか?(How)これを使うことによってなにが価値としてもたらされるのか?(What)の3つの協議を行い、そこで晴れて承認(ステークホルダ全員の共通理解)の受け公式ツールとして展開されるわけですが、スイートで「ついてきちゃった系」サービスではこの3つの議論がまともになされることが多くの場合稀だからです。

Office365のサービスの中でいえばYammer/Lync/OneNote あたりはその典型と言えます。とりあえずくっついてきたので「来週からYammerを社内リリースしてみよう」 Lyncなどでも「とりあえず影響範囲の低いIM/プレゼンスのみリリースしてみよう。」のような話がとても多くなる。ふたを開けてみるとこんなに便利なツールなのに「誰も使ってくれていない・・・」そのようなことを実際に経験した管理者は少なくないのではないでしょうか。

「とりあえず」でサービスを展開をしてしまうと、上記のWhy、How、Whatが一般社員や中間管理職などに認識の共有がされていないわけなので、そのような訳のわからないツールが重要な意思決定の場で利用される筈もありません。これは自明なことです。

先日正式発表された「Delve」などにも言えますが、クラウドサービスでは気づかぬ内に様々なサービスが利用できるようになってくる。それに対して”あるから使う”ではなく、企業の情報戦略としてどのようにテクノロジーを活かしていくか、それを使うことでどういう利益を会社側にもたらすかということを熟議するということがますます重要になってくるわけです。これまでIT部門は「どう構築しようか?」という事に多くの時間とコストをかけてきましたが、Office365のようなクラウドサービスにおいては、常に進化する機能を「どう活用するか?」という戦略立案の部分に大きく注意を払わねばならなければならないわけです。製品版のように3~4年に一度議論するということでは遅すぎると思うのは私だけでしょうか。

【以下告知です】
10/16の品川のマイクロソフトで「Yammerカンファレンス」(無料)を開催いたします。今回はOffice365全般にかかわる、上記のようなWhy,How,What を掘り下げ、ツールがしっかり社内で活用されるための、プロジェクトの進め方について共有できればと思います。 申し込みページは準備中ですが、下記のFacebookグループをフォローしておいていただけるといち早く情報をお届けいします。

https://www.facebook.com/groups/jpyam/

https://www.facebook.com/groups/Office365Com.jp/

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Web2.0時代の情報アーキテクチャ

かつて情報が希少で、それを処理する能力も限られていた時代には、一部の官僚やエリートが情報を支配し、それを一般大衆に伝えるのが現実的でかつ効率的な手段だった。メディアでいっても一部の職業的な役割をもつ記者たちが情報を集め、それをマスメディアとして大量に印刷して配布する方式が合理的だとして広く一般化した。企業内においてはメインフレームと呼ばれるような強大なコンピューターが中心に位置し、そこに接続された端末と呼ばれる装置を使って、データを入力したり結果を受け取るような中央集権的なモデルが支配的だった。

しかし、一部のエリートであれ、コンピューターであれ、膨大な情報の中から全ての人々の要求を満たす情報を提供することは論理としてできない。それは新聞で言えば今や平均して読者に読まれるページは3~4p程度に留まり、TVで言っても、家族みんなで観られる番組編成は、必然として専門的な情報を望むユーザーの期待に応えることは出来ないということになり、それは視聴率という形で露呈された。インターネットサイトのPVをみてもasahi.comのような特定メディアと、それらを集約するような巨大なポータルサイトとではその差は大きく開かれるものとなっています。

企業内の情報伝達で言っても、中央から発信されるプッシュ型の “お知らせ” は一般情報としての意味は備えるが、社員一人一人の業務という面での要求を満たすことは到底できない。「必要な情報は現場にある」ということで、90年代半ば以降Windowsの大きな成功を背にしたナレッジマネジメントやそれを支えるシステムの需要が一気に高まりをみせますが、続いて押し寄せる波はグローバル化と新興国の台頭になる。その波を乗り越えていくためには部門横断、組織横断的な情報共有が必要だということで、世界中どこにいても繋がることのできるクラウドのようなアーキテクチャの上でサーフしていこうという話となった。

また一方では、企業のエリート層を中心に、”流動性の高い市場において企業が勝ち残るためには、自律した個人による自律した組織こそが重要だ” とする組織改革やFacebookの世界的な成功なども相まって、エンタープライズソーシャルという新しいコラボレーションが始動することになったのがここ数年の話といえます。


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Windows95の登場以降、いまや一人一台なんらかのPCやスマートフォンなどのデバイスを持つようになり、いつでも誰でも好みの情報を探すことができ、かつ誰もが情報の発信者に成り得るようになりました。大手メディアと比較して個人のブログはいまや50億を超えるとも言われ、どんな検索結果でもトップ10の多くは非営利サイトや個人サイトで、もはや情報は特定の中央にはなくソーシャルの力は多層の生態系のごとくの様相を呈することになった。IDCによればインターネット全体の持つデータは2020年には40ゼタバイト(40,000,000,000,000,000,000,000バイト)を超えることになるが、人間の認知科学の中では人の文字の認識力はせいぜい1秒40バイト程度に留まる。そのような膨大な情報の中から人はどのようにして、必要な情報を必要なタイミングで取り出し活用が出来るかということは現在進行形の課題である。

しかし、Googleの検索の結果が全てではないし、ディレクトリ型のポータルで提供される情報にも限界がある。Amazonにみるようなパーソナライズされたオススメに至っては、みんなが観たという情報なだけであり、それが良質どうかは全く別の話である。ただ、そうはいっても膨大なデータの中から一つの情報を取り出すというコストを考えるとこうしたツールの重要性は明らかであり、必要に応じた組み合わせこそが重要になってくる。

ミルグラムの “6次の隔たり” によれば  “知人の知人の知人の知人の知人の知人” により世界はひとつに繋がるという。言い換えればそれは必ず問題を解く鍵を持っている人物に繋がるということだ。企業という小さな単位であれば、知人の知人程度でほぼ全体を網羅することが出来るため、問題解決も情報の拡散も瞬時に行うことが可能になる。今や老舗の温泉旅館もソーシャルを活用した迅速な情報伝達が結果として高い顧客満足度に繋がっているという。これがソーシャルテクノロジのもつ”レスポンスの早さ”である。

また人間というのは、心理学的にいっても自分から見て遠い人々にはあまり興味がないものだが(例えばアラブの石油王が新たな油田を発見したという話よりも、身近な知人がクジで少額当てたという話のほうが反応するというよう)自分との距離や関係性の深さによっては内容如何に関わらず何時間もおしゃべりが出来るものである。こうしたミルグラムの発見は、のちに社会ネットワーク分析と呼ばれるような数学的、実証的学問へと発展していくことになる。

組織におけるコミュニケーションの量と業績には相関があると無数のマネジメント研究により伝えられているが、かつてトヨタとGMの合弁会社のNUMMIにおいて、トヨタが行った最初の改善のための試みは、工員の作業場所の設計の変更であり、それは一人きりで組み立てラインに向かうのでなく5人のチームメンバー全員を向き合う位置にとらせるものだった。そこでの絶え間ないコミュニケーションから生まれる協力関係は、実に25年以上に渡り全米でトップの生産性と品質を維持し続ける力の源泉となったという。そうした協力の科学となるコミュニケーションの実験で最も有名なものとして、90年代半ばのDavid Sallyのsocial dilemmaがあるが、被験者たちに対面コミュニケーションを許すだけで、互いの協力水準はほぼ2倍となるという結果が一貫して見られる。

コミュニケ―ションにより協力関係が生まれるのか、協力関係があるからコミュニケーションが生じるのかのという関係は状況によって都度異なるだろうが、総じて業績の良い企業においてはコミュニケーションのし易い雰囲気があり、またそれが組織の戦略として適切にマネジメントされている。情報を作り出すのが人であれば、それを使っていうのもまた人である。したがって良好な人間関係と相互扶助がなければこのようなインフォメーションアーキテクチャも十分に活かすことができないからである。

現在エンタープライズソーシャルという言葉の定義はまだ曖昧であり、企業向けのサービスを提供する事業者側での解釈にてそれぞれのソリューションが存在する。ただ、ここでいうエンタープライズソーシャルは特定のツールのことでもなく、マネジメントの手法でもない。エンタープライズソーシャルは目の前に広がる社会そのものであり、顧客との信頼関係であり、社員ひとりひとりのコラボレーションを支えるプラットフォームである。故にエンタープライズソーシャルはこのようなIAを必要とすることもあるが、エンタープライズソーシャルはIAでないことを強調しておく。その意味でITに出来ること、組織マネジメントに出来ることはそれぞれ異なり、組織の目指す共通の目的に向け各方面の力がそれぞれ相互補完的でなくてはならないだろう。